E’ la domanda amletica che molti si pongono. Alla base di questa scelta ci sono priorità e strategie di comunicazione da definire a priori. Nei capitoli “ Come scegliere il giusto centralino” e “ Telefonia IP i vantaggi” potrete trovare qualche ulteriore spunto di riflessione; a chiusura e sintesi della domanda possiamo dire che entrambe le soluzioni hanno validità pur riconoscendo a quelle Ibride una migliore flessibilità nel gestire soluzioni in campo, spesso esistenti e strutturate, non ché rispondere ad una serie di richieste di prestazioni, servizi  ed adattabilità alle infrastrutture esistenti da non sottovalutare.

Il sistema di comunicazione aziendale è il punto di accesso primario utilizzato dal cliente per entrare in contatto con l’azienda e quindi apportare quel business senza il quale l’azienda non esisterebbe. Diventa quindi importante fare la giusta scelta del Sistema, sia quando in fase di Start-Up deve essere operativo fin dal primo giorno di attività, sia nel caso si debba sostituire quello in uso per migliorarne prestazioni ed efficienza.

Oggi un qualsiasi centralino di nuova generazione, piccolo o grande che sia, può assicurare all’azienda grandi benefici in quanto, configurato per interagire coi processi aziendali migliora le comunicazioni, consente al personale di risparmiare tempo da dedicare ad altre attività aumentando di conseguenza la produttività e la competitività aziendale.

Per un corretto dimensionamento del sistema è necessario quindi valutare alcuni elementi chiave, ovvero:

Numero e tipologia delle linee telefoniche in uso ( analogiche – ISDN ), o di nuova fornitura, che si vogliono migrare/attivare sul nuovo centralino. Deve infatti essere considerata e verificata la disponibilità di porte di collegamento in quantità pari alla necessità con potenzialità di implemento immediato di un 10% e scalabile ad un ulteriore 30%. Nel caso si vogliano trasformare le linee fonia tradizionali in linee VoIP (avviene normalmente quando si cambia il gestore e si esegue la Number Portability)  verificare che la connessione ADSLsu cui transiteranno le linee VOIP sia sufficiente a supportare tutto il traffico (voce e dati , internet compreso). Si consiglia in ogni caso di predisporre il sistema in modo da collegare almeno due linee telefoniche tradizionali di backup per la linea fonia e linea fax (non tutti i provider VoIP supportano il servizio fax standard), queste linee possono inoltre essere utilizzate per le chiamate di emergenza (112, 113, 115, 118, ecc.) che la maggior parte di provider VoIP non gestisce.

Numero di interni da collegare al sistema – L’analisi deve essere attenta; ovvero si devono valutare le necessità operative dei singoli utenti, la loro ubicazione le proiezioni e sviluppi ( Cordless, Mobile, CTI, gestione chiamate/supporto ecc.ecc.) che essi dovranno avere nell’immediato e nel prossimo periodo. La corretta definizione del terminale d’utente determinerà l’efficacia del servizio telefonico ed il grado di soddisfazione dell’utente utilizzatore. Va detto che il telefono è stato per anni uno strumento sempre presente e attivo su ogni scrivania, non prescindere da questo elemento potrebbe minarne l’efficacia della scelta operata.

Telefoni analogici, telefoni digitali, telefoni IP – La scelta del modello di telefono è in alcuni casi libera (nella soluzione IP Ibrida) in altri obbligata (nella soluzione Full IP). Avere una maggiore flessibilità di scelta ed adattabilità permette di personalizzare al meglio la configurazione del sistema telefonico ed ottenere le migliori prestazioni e funzionalità. Elemento particolare da tener presente in questa fase è la tipologia di rete esistente. Nel caso di una rete telefonica già esistente non conviene privarsi di una risorsa che garantisce stabilità e qualità della voce; nel caso contrario si dovranno valutare attentamente il dimensionamento della stessa ( tipologia, architettura e apparati)  in modo da supportare il traffico che i Telefoni IP generano sulla rete per garantirne il coretto funzionamento e la qualità della fonia e nel contempo garantire il corretto funzionamento degli applicativi in uso al personale (applicativi contabili, commerciali, tecnici, produttivi, ecc.) . Una rete non ben progettata e realizzata, non rispondente alle normative tecniche o mal configurata, crea un “collo di bottiglia” che può mettere in crisi tutto il sistema dati e rendere inefficiente il servizio fonia.

Servizi e prestazioni – in questa fase diventano importanti gli aspetti strategici di una scelta:

Tracciabilità delle comunicazioni
immediatezza delle informazioni
Costi – Risparmi
Integrazione e supporto ai planning operativi – processi aziendali
Gestione di utenti interni e remoti

Sono prestazioni che più o meno vengono erogate dai sistemi di telecomunicazione odierni. La facilità d’accesso, la continuità delle applicazioni fornite, la standardizzazione delle soluzioni e dei protocolli (usati ed interagenti) sono la vera differenza dei servizi che sono a supporto delle strategie individuate. In questo caso non conviene quasi mai affidarsi a soluzioni “ad hoc” (tipiche delle soluzioni Open Source) in quanto la variabile “stabilità” viene nel tempo a mancare. Soluzioni certificate da case produttrici possono essere inizialmente viste come un costo ma a medio lungo termine si tramutano in concreta efficacia e continuità delle applicazioni in uso.

 Aggiornamento e Manutenzione – nel mondo tecnologico la scelta dell’interlocutore diventa strategica, multinazionali o produttori storici, presenti sul mercato da molto tempo sono gli unici in grado di tutelare il nostro investimento garantendo il suo mantenimento e aggiornamento nel tempo; la tecnologia ha infatti un livello di obsolescenza moto alto e scegliere un interlocutore che non è in grado di garantire l’aggiornamento tecnologico di questi sistemi significa mettere a rischio l’investimento.

Posto operatore – gli elevati costi del personale portano oggi ad utilizzare sistemi di risposta evoluti, in grado cioè di accogliere il chiamante e guidarlo verso l’interlocutore ricercato, coinvolgendo nel processo il personale solo se strettamente necessario. Se poi l’esigenza aziendale richiede l’utilizzo di un operatore tutti i sistemi di nuova generazione sono in grado di gestire più posti operatore installati direttamente sul PC del personale preposto.

Servizi e integrazioni – non sono una priorità nella scelta del centralino, ma l’esigenza, presente o futura, di utilizzare applicazioni evolute o di integrare il sistema di comunicazione nei processi aziendali implica orientare la scelta verso sistemi di ultima generazione Ibridi-IP o full-IP (i costi per l’integrazione nei processi aziendali di un sistema tradizionale superebbero di gran lunga il risparmio ottenuto scegliendo un sistema di tipo analogico).